登録支援機関を変更する方法とは？理由・手続き・契約・届出流れを徹底解説

現在の登録支援機関に不満がある場合や支援体制の見直しを考える際、変更は可能です。ただし、法定手続きを踏まないと罰則や在留資格の更新拒否につながる恐れがあります。本記事では、変更理由から届出、契約対応、注意点まで体系的に解説します。

1. なぜ登録支援機関を変更するのか？

支援機関の変更を検討する理由は主にサポート品質やコスト、外国人本人の定着支援の適切さなどです。企業や人材からの不満が出ている場合には変更が有効な改善策となります。

2. 登録支援機関変更の手続きフロー

変更には「随時届出」が必要で、変更後14日以内に行わなければなりません。届出者は所属機関（企業）で、電子・郵送・窓口のいずれかで提出可能です。

• 現在の契約内容と終了日・通知要件の確認
• 新しい登録支援機関との委託契約書の締結
• 随時届出書の作成と提出（変更から14日以内）

3. 必要書類一覧

届出には複数の書類が必要です。下記の資料を正確にそろえて提出する必要があります。

• 支援委託契約の締結または終了に係る届出書（参考様式第3‑3‑2号）
• 支援委託契約に関する説明書（様式第1‑25号）
• 変更後支援機関の概要書（登録支援機関概要書）
• 新旧契約書または解除通知書の写し
• 必要に応じて変更後支援計画書（参考様式第3‑2号）
• 届出者の身分証明書、代理人なら委任状など

4. 支援計画と委託契約への影響

変更に伴い、支援計画にも修正が必要です。支援責任者や担当者が変更になる場合には、変更届出書とともに新しい計画を提出します。

• 支援責任者・担当者欄の修正（変更があれば）
• 支援を委託する機関欄の全項目更新
• 実施済みの支援項目で再記入不要な場合の注意

5. 新しい支援機関の選び方

変更後の支援機関選定では、企業ニーズに合った体制の柔軟性や対応言語、経験実績が重要です。選定基準の明確化が成功の鍵となります。

• 対応業務の柔軟性や言語対応力
• 届出・記録代行の実績と信頼性
• 行政書士との連携や法令知識の強み

6. 変更時の注意点とリスク

変更時には法的リスクや提出遅延のリスクに注意が必要です。正しく運用しなければ重大なペナルティもあります。

• 14日以内に届出が完了しないと罰則・雇用継続不可の可能性があります(変更から14日以内) :contentReference[oaicite:1]{index=1}
• 虚偽届出は許可取消や罰金対象となることも
• 支援機関選定後も、企業には最終的責任と確認義務が残ります

FAQ：よくある質問

Q. 登録支援機関の変更届出は誰が行いますか？

A. 所属機関（企業）が届出を行います。変更後委託機関ではなく、あくまで企業が責任を持って提出する必要があります。:contentReference[oaicite:2]{index=2}

Q. 変更はいつでも可能ですか？

A. はい。但し、変更が発生した日から14日以内に届出が必要で、期限を過ぎた場合は遅延理由書を添付して速やかに届け出る必要があります。:contentReference[oaicite:3]{index=3}

Q. ビザ更新への影響はありますか？

A. はい。変更届出が期限内に行われなかった場合、在留資格の更新や支援体制評価に影響する可能性があります。:contentReference[oaicite:4]{index=4}

まとめ｜登録支援機関変更は慎重な対応が鍵

登録支援機関を変更することは、制度理解と適切な手続きのもとで行えば、支援品質向上や定着率改善につながります。ただし、14日以内の届出、正確な書類準備、制度変更対応を怠ると重大なリスクとなるため、注意が必要です。

企業は信頼できる新しい支援機関を選び、変更手続きを確実に行うことで、法令遵守と支援体制の整備を両立することが可能です。